Keine bunten Marketing-Sprüche, sondern Werkzeuge für die Momente, in denen es im Betrieb brennt. Von der Krankmeldung am frühen Morgen bis zur Google-Kritik nachts um halb zwölf.
So funktioniert’s in 3 Schritten
Keine Informatik, keine Vorkenntnisse. Das Zusammenspiel aus Steckbrief, Schicht-Bon und kostenloser KI:
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1. Steckbrief anlegen
Einmalig deine Betriebs-DNA festhalten (3 Min.). Ohne Steckbrief dichtet die KI Trüffel und Kaviar in dein Wirtshaus.
💡 Ganz neu beim Thema KI? Lies unsere Schritt-für-Schritt-Erklärung für den Schichtalltag:Zur Anleitung für Dummies →
Warum der Steckbrief den Unterschied macht
Beispiel: Ein Gast meckert auf Google mit 2 Sternen über 40 Minuten Wartezeit am Sonntagabend.
❌ Ohne Steckbrief (Reines ChatGPT)
Klingt nach Großkonzern-PR:
„Sehr geehrter Gast, als Haus mit höchstem Qualitätsanspruch bedauern wir diese kulinarische Unpässlichkeit zutiefst und laden Sie herzlich zu einem Glas unseres hauseigenen Champagners ein...“
Unglaubwürdig, peinlich für ein Wirtshaus, Gast fühlt sich veräppelt.
Mit Steckbrief & Vorlage
Echte, entwaffnende Gastlichkeit:
„Hallo Markus, danke für dein offenes Feedback. 40 Minuten aufs Schnitzel zu warten ist an einem Sonntagabend kein Spaß – das tut uns leid. Uns ist kurzfristig ein Koch ausgefallen, aber das soll keine Ausrede sein. Beim nächsten Mal läuft es wieder wie gewohnt. Komm gut durch die Woche! Dein Team vom Wirtshaus.“
Menschlich, souverän. Mitlesende Gäste schlagen sich sofort auf deine Seite.
Radikal auf den Punkt: Nur die Schicht-Fakten
In diesen Prompts findest du keine Fragen nach deinem Küchenstil, deinem Preisniveau oder deinen Tabus mehr. Warum? Weil genau das in deinem Betriebs-Steckbrief steht. Die Prompts fragen nur noch nach den akuten Fakten der Schicht: Wetter, Wareneinsatz, Ausfälle, Zahlen.
Wer keinen Steckbrief hat, hat Pech: Ohne Steckbrief antwortet die KI nur mit beliebigem Durchschnitt. Lege deinen Steckbrief einmalig in 3 Minuten an – beim Klick auf „Mit Steckbrief kopieren“ wird dein Profil automatisch vorangestellt.
Neu: Interaktive Formulare pro Prompt! Du kannst jeden Prompt unten entweder als Vorlage kopieren oder auf „Im Formular öffnen“ klicken, um deine Daten direkt über Eingabefelder einzutragen und den fertigen Prompt in Echtzeit generieren zu lassen.
Datenschutz-Regel: Gib niemals Klarnamen von Gästen oder Krankheitsdiagnosen von Mitarbeitern ein. Die Freigabe liegt immer beim Gastgeber.
🚀 Prompt kopiert? Direkt im kostenlosen Modell deiner Wahl einfügen:
Die Situation: Du hast das Wetter, zwei große Gruppen und eine neue Servicekraft im Kopf. Wie bringst du diese Signale in fünf Minuten so zusammen, dass Service und Küche an einem Strang ziehen?
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Wende den obenstehenden Betriebs-Steckbrief (Tonalität, Atmosphäre, Teamgröße) strikt auf diese Aufgabe an.
Aufgabe: Erstelle aus meinen Stichpunkten den heutigen 5-Zeilen-Morgenbrief für Küche und Service vor Schichtbeginn.
Tages-Fakten für heute:
- Wetter: [z. B. 24 Grad sonnig, Terrasse ab 13 Uhr voll besetzt]
- Reservierungen: [z. B. Mittag ruhig, abends 85 Gäste, 14er-Gruppe um 19:30 an Tisch 6]
- Fokus Küche/Bar: [z. B. Spargel-Risotto als Tagesspecial forcieren; Weißwein kaltstellen]
- Personalhinweis: [z. B. Lisa hat ihren ersten Tag im Service, bitte unterstützen]
Format:
1. Das Wichtigste für heute (1 Satz)
2. Gästeaufkommen & Timing (2 Sätze)
3. Unser kulinarischer Fokus heute (1 Satz)
4. Startsignal an das Team (1 Satz)
Warum das funktioniert
Die feste Formatvorgabe verhindert ausschweifende Texte. Die KI filtert das Rauschen heraus und bringt die Prioritäten auf den Punkt.
Wo die Grenze liegt
Die KI kennt dein Bauchgefühl für Stammgäste nicht. Wenn Tisch 6 besonders anspruchsvoll ist, ergänze das handschriftlich.
02 / Personal & Notfall07:15 Uhr
Notfall-Krankmeldung (WhatsApp an den Springer-Pool)
Die Situation: Das Telefon klingelt, jemand fällt für den Abendschwung aus. Du brauchst schnell Ersatz, willst aber die Kollegen weder unter Druck setzen noch als verzweifelter Bittsteller dastehen.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Nutze exakt die Gastansprache (Du/Sie) und Tonalität unseres Betriebs-Steckbriefs und beachte alle No-Gos.
Aufgabe: Formuliere eine WhatsApp-Nachricht an meinen Springer-Pool für einen kurzfristigen Schichtausfall heute.
Akute Eckdaten:
- Wer fehlt / Welcher Posten: [z. B. Läufer im Abendservice]
- Einsatzzeit: [z. B. Heute, Freitag, 17:30 bis ca. 23:00 Uhr]
- Aufgabenprofil: [z. B. Getränkeläufer und Tische abräumen]
- Ausgleich/Bonus: [z. B. 30 € Kurzfristigkeits-Zuschlag oder Freizeitausgleich]
- Rückmeldung erbeten bis: [z. B. 12:00 Uhr]
Erstelle 2 Varianten (Gruppe vs. persönliche Direktnachricht).
Warum das funktioniert
Im Morgenschock schreibt man oft zu hektisch oder fordernd. Der Prompt wahrt den professionellen Ton und senkt die Hemmschwelle zur Zusage.
Wo die Grenze liegt
Rechtliche Arbeitszeit- und Ruhezeitenvorgaben (z. B. 11 Stunden Ruhepause nach der letzten Schicht) musst du selbst im Kopf haben.
03 / Küche & Wareneinsatz11:30 Uhr
Reste-Retter & Mise-en-Place (Tagesgericht aus Überhängen)
Die Situation: Im Kühlhaus stehen empfindliche Waren, die vor dem Ruhetag verarbeitet werden müssen. Du willst Verderb vermeiden, aber kein Rezept, das die Küche im Abendservice lahmlegt.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Halte dich strikt an den Küchenstil, das Preisniveau und die No-Gos aus unserem Betriebs-Steckbrief.
Aufgabe: Schlage 3 konkrete Tagesgerichte vor, um folgende Überhangware vor der nächsten Schicht abzuverkaufen.
Vorhandene Überhänge:
- [z. B. 4 kg frisches Lachsfilet, 5 Bund grüner Spargel, 2 Liter Bio-Sahne]
Bedingungen:
- Keine Zukäufe: Nutze nur gängige Vorräte, die zu unserem Steckbrief passen.
- Schickzeit: Unter 8 Minuten im Abendservice.
- Format pro Gericht: Name des Gerichts, Hauptbestandteile, empfohlener Verkaufspreis, welcher Küchenposten die Arbeit hat.
Warum das funktioniert
Die KI denkt über bestehende Gerichte der Karte hinaus, beachtet durch den Prompt aber die reale Taktung und Belastung der Küchenposten.
Wo die Grenze liegt
Die Sensorik und Frische der Zutaten kann keine KI prüfen – das Probieren und die finale Freigabe bleiben beim Koch.
04 / Reservierungen & No-Shows14:00 Uhr
No-Show-Bremse bei Gruppenreservierungen
Die Situation: Eine 12er-Gruppe will für Samstag 19:30 Uhr reservieren. Wenn die nicht auftauchen, bleibt der Tisch leer und der Wareneinsatz liegen. Du willst eine Anzahlung verlangen, ohne arrogant zu wirken.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Formuliere exakt in der Tonalität und Gastansprache unseres Betriebs-Steckbriefs (herzlich, aber verbindlich).
Aufgabe: Schreibe eine Bestätigungs-E-Mail für eine Gruppenreservierung mit freundlicher, aber verbindlicher Absicherung gegen No-Shows.
Reservierungsdaten:
- Gast: [z. B. Frau Dr. Weber]
- Datum & Personen: [z. B. Samstag, 19:30 Uhr, 12 Personen]
- Stornoregel unseres Hauses: [z. B. Kostenfrei bis 24h vorher, danach 25 € p. P. Bereitstellungsgebühr]
- Zahlungs-/Kreditkartenweg: [z. B. Über diesen Link / per Telefon]
Formuliere unmissverständlich in den Bedingungen.
Warum das funktioniert
Gäste akzeptieren Stornogebühren, wenn sie die Begründung (frische Vorbereitung statt Massenabfertigung) verstehen und sich wertgeschätzt fühlen.
Wo die Grenze liegt
AGB- und verbraucherrechtliche Feinheiten bei Stornopauschalen müssen sauber im Buchungssystem hinterlegt sein.
05 / Einarbeitung & Schicht16:30 Uhr
Spickzettel für neue Aushilfen (DIN A5 für die Schürze)
Die Situation: Eine neue Aushilfe steht um 17:00 Uhr zum ersten Mal vor dir. Du hast keine 45 Minuten Zeit für eine Schulung, musst aber verhindern, dass Teller falsch getragen oder Gläser oben angefasst werden.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Übernimm zwingend die Tonalität, No-Gos und den Betriebscharakter aus unserem Steckbrief.
Aufgabe: Erstelle einen DIN-A5-Spickzettel (unter 130 Wörtern) für eine neue Service-Aushilfe heute Abend.
Betriebsdetails für heute:
- Tischordnung / Revier: [z. B. Tische 1–12 Gastraum, 20er Terrasse]
- Die 3 wichtigsten Sofortregeln: [z. B. Nie leer laufen; leere Teller sofort abräumen; bei Kritik Schichtleiter Marco rufen]
- Bon-Regel: [z. B. Küche schickt ausschließlich auf Bon]
Format: Fette Signalwörter, ultrakurze Stichpunkte für die Schürzentasche.
Warum das funktioniert
Auf das Wesentliche reduziertes Wissen gibt neuen Kräften Sicherheit und schützt den Inhaber vor den typischen Anfängerfehlern im Service.
Wo die Grenze liegt
Der Zettel ersetzt kein kurzes, persönliches Vorstellen beim Team und dem Küchenchef.
06 / Speisekarte & Verkauf15:00 Uhr
Speisekarten-Texte ohne abgedroschene Floskeln
Die Situation: Ein neues Gericht kommt auf die Wochenkarte. Statt der üblichen Phrasen („mit Liebe zubereitet“, „knackig“, „Gedicht für den Gaumen“) brauchst du Texte, die Appetit machen und dem Service echte Verkaufsargumente liefern.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Verwende unseren kulinarischen Stil aus dem Steckbrief und halte alle dort genannten Tabus/No-Gos streng ein.
Aufgabe: Schreibe 2 Speisekarten-Beschreibungen (max. 2 Sätze) für ein neues Gericht. Beachte unser Preisniveau, unsere No-Gos und den Küchenstil aus dem Steckbrief.
Das Gericht:
- Name: [z. B. Geschmorte Rinderbacke in Barolo-Jus]
- Zutaten & Handwerk: [z. B. 12h sanft gegart, Sellerie-Kartoffel-Püree, Fingermöhren, Preiselbeer-Meerrettich-Gremolata]
- Herkunft/Besonderheit: [z. B. Weiderind von Hof Bauer Meyer]
Plus: 1 Merksatz für den Service, wie er das Gericht am Gast in einem Halbsatz empfiehlt.
Warum das funktioniert
Gäste bestellen, wenn sie sich das Handwerk und den Geschmack vorstellen können. Die Vorgabe, Floskeln zu streichen, zwingt zu Substanz.
Wo die Grenze liegt
Allergene (A–N) und gesetzliche Zusatzstoffe müssen zwingend von der Küche geprüft und korrekt deklariert werden.
07 / Google-Kritik & Feierabend23:30 Uhr
Unfaire 1-Sterne-Google-Bewertung deeskalieren
Die Situation: Halb zwölf nachts. Du schaust aufs Handy und siehst eine giftige 1-Sterne-Rezension. Der Puls steigt. In diesem Zustand antwortet man fast immer falsch – entweder zu emotional oder gar nicht.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Antworte zwingend mit der Gastansprache (Sie/Du) und dem Tonfall unseres Steckbriefs. Vermeide jedes dort gelistete No-Go.
Aufgabe: Formuliere eine souveräne, deeskalierende Antwort auf diese negative Google-Bewertung.
Die Bewertung:
- Sterne: [1 von 5]
- Text des Gastes: [„... Zitat einfügen ...“]
- Was intern wirklich passiert ist: [z. B. Küche wegen 20er-Gruppe überlastet, Entschuldigung vor Ort wurde abgewiesen]
- Kontakt für Klärung: [z. B. chef@unser-restaurant.de]
Vorgaben:
- Keine Rechtfertigungen, maximal 4 Sätze.
- Zielgruppe der Antwort sind die mitlesenden Neugäste.
Warum das funktioniert
Die KI hat keinen Puls von 180. Sie formuliert die Antwort kühl und deeskalierend. Neugäste schätzen Wirte, die souverän bleiben.
Wo die Grenze liegt
Verleumdungen oder Fake-Bewertungen gehören nicht beantwortet, sondern über das Google-Meldeformular rechtlich beanstandet.
08 / Schichtende & Übergabe00:15 Uhr
Digitaler Tagesabschluss & Schichtübergabe
Die Situation: Gekritzelte Zettel auf dem Tresen, ein defektes EC-Gerät und eine mündliche Warnung der Spülkraft. Am nächsten Morgen weiß die Frühschicht wieder von nichts.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Stimme die Aufgaben auf unsere Betriebsgröße und Schichtstruktur aus dem Steckbrief ab.
Aufgabe: Strukturiere meine heutigen Schichtnotizen in ein klares, übersichtliches Übergabeprotokoll für die Frühschicht und die Betriebsleitung.
Meine Notizen von heute:
- [z. B. Spülmaschine hat im letzten Gang geleckt; Grauburgunder bis auf 2 Flaschen leer; Tisch 8 hat sich über laute Musik beschwert (Espresso spendiert); Kasse 18 € Plus; Damen-WC Licht flackert]
Gliedere in genau 4 Abschnitte:
1. Sofortmaßnahmen vor Ladenöffnung (Frühschicht)
2. Einkaufs- & Nachbestellbedarf (Küche / Bar)
3. Technik & Reparatur
4. Vorkommnisse Gäste & Service
Warum das funktioniert
Aus mentalem Durcheinander wird in Sekunden eine strukturierte To-Do-Liste, die verhindert, dass Fehler in den Folgetag verschleppt werden.
Wo die Grenze liegt
Die Zettel musst du immer noch abfotografieren oder eintippen – die Disziplin der Schichtleitung bleibt unverzichtbar.
09 / Einkauf & LieferantenBürotag
Angekündigte Lieferanten-Preiserhöhung verhandeln
Die Situation: Der Getränke- oder Fleischlieferant schickt ein Standardschreiben: „Aufgrund gestiegener Kosten müssen wir unsere Preise zum nächsten Ersten um 9 % anheben.“ Viele Wirte nicken das stumm ab.
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Argumentiere passend zu unserem Preisniveau, Betriebscharakter und Standort aus dem Steckbrief.
Aufgabe: Formuliere eine partnerschaftliche, aber kaufmännisch bestimmte Erwiderung auf ein Preiserhöhungsschreiben unseres Lieferanten.
Fakten der Geschäftsbeziehung:
- Warengruppe: [z. B. Fleischwaren / Schankbiere / Verpackungsmaterial]
- Monatliches Einkaufsvolumen: [z. B. ca. 4.200 € netto, seit 6 Jahren verlässlicher Kunde mit pünktlicher Zahlung]
- Angekündigte Erhöhung: [z. B. 9 % pauschal]
- Unser Verhandlungsziel: [z. B. Deckelung auf max. 3–4 % ODER 14 Tage längeres Zahlungsziel ODER Entfall der Anfahrtsgebühren]
Kernargument: Wir können Erhöhungen in dieser Größenordnung in unserem Preissegment nicht an Gäste weitergeben und müssen bei voller Weitergabe Alternativangebote am Markt prüfen.
Warum das funktioniert
Lieferanten kalkulieren mit stummem Akzeptieren. Ein professionelles, kaufmännisch fundiertes Gegenangebot eröffnet fast immer Verhandlungsspielraum.
Wo die Grenze liegt
Wenn du der einzige Abnehmer in einem abgelegenen Tal bist, bestimmt der Markt die Bedingungen – die KI ändert deine Marktposition nicht.
10 / Bar & ControllingWochenabschluss
Bar-Schwund & Fehlmengen schnell analysieren
Die Situation: Der Kassenbericht weist 35 verkaufte Gin Tonics aus. Im Lager fehlen aber rechnerisch 3 ganze Flaschen (ca. 52 Portionen). Wo ist das Geld hin?
PROMPT-VORLAGE (Zum Kopieren anklicken)[KLAMMERN] mit deinen Daten füllen
Zwingende Vorgabe: Beziehe unsere Bar-Kategorie und das Preisniveau aus dem Steckbrief in die Ursachenanalyse mit ein.
Aufgabe: Analysiere eine akute Bestandsdifferenz an unserer Bar und liefere mir eine Berechnung sowie eine Ursachen-Checkliste.
Zahlen:
- Artikel: [z. B. Bombay Sapphire Gin 0,7 Liter]
- Einkaufspreis netto: [z. B. 16,80 € pro Flasche]
- Portionsgröße im Ausschank: [z. B. 4 cl = 17,5 Portionen pro Flasche]
- Verkaufspreis brutto: [z. B. 9,50 € pro Glas]
- Kassenbuchungen: [z. B. 35 verkaufte Gläser]
- Tatsächlicher Flaschenabgang aus dem Lager: [z. B. 3 Flaschen = rechnerisch 52,5 Portionen]
Berechne und erstelle:
1. Rechnerische Fehlmenge in Portionen und Litern.
2. Den direkten Wareneinsatz-Verlust (EK-Wert) und den entgangenen Bruttoumsatz.
3. Die 4 wahrscheinlichsten operativen Ursachen.
4. Drei konstruktive Maßnahmen für das Bar-Team, um das Problem ohne Pauschalverdacht abzustellen.
Warum das funktioniert
Zahlen sprechen eine klare Sprache. Statt vagem Ärger hast du den konkreten Verlust in Euro schwarz auf weiß und kannst sachlich agieren.
Wo die Grenze liegt
Die ehrliche Ursache findet man nur im Gespräch und durch genaue Prozesse (z. B. Jigger-Pflicht und Bruchbuch).
Für mehr Ruhe im Betrieb
Vom Zettelchaos zu klaren Routinen.
Prompts sind nützliche Erste Hilfe. Aber die echte Entlastung entsteht erst, wenn du weißt, welche Aufgaben du ruhigen Gewissens abgeben kannst – und wo deine persönliche Freigabe unverzichtbar bleibt.